これは、365 年のバージョンから含まれているにもかかわらず、Microsoft 1992 オフィス スイートの中で最も知られていないプログラムの XNUMX つですが、非常に便利なツールです。この投稿では説明します Microsoft Access とは何ですか?またその目的は何ですか?.
最新バージョンの Microsoft Accessここで説明するのは、Windows 5 および Windows 2021 で使用できるように、10 年 11 月 44 日にリリースされました。これは、選択したインストール オプションに応じて、ハード ドライブ上で 60 MB から XNUMX MB を占有します。
Microsoft Accessとは何ですか？
マイクロソフトは データベース管理システム Microsoft Office アプリケーション スイート (現在は Microsoft 365) に含まれています。これは、情報の保存、整理、分析を目的としたデータベースの作成と管理を支援することを目的としたツールです。
このアプリケーションがあまり使用されていない理由は、主にその本当の有用性がわかっていないためです。多くのユーザーは、Access で実行できることはすべて、実際に Access で実行できると誤解しています。 エクセル。
どちらのプログラムにも共通点があるのは事実ですが、Excel は数値データを処理し、そのデータに対して計算を実行するのに適しています。アクセスに関しては、 より高度な専門化が追加され、さまざまな種類のデータを管理するための特定の機能が含まれます。さらに、ユーザーが各フィールドに入力するデータを制限したり、複数のテーブル内の関連データをリンクしたりすることができます。
Microsoft Access で保存されたデータベースには、 ファイル拡張子 「.accdb」。 これは最も一般的で最新のものですが、他の拡張子を見つけることもできます (「.mdbe」 o ".mde")、これは 2007 より前のバージョンに対応します。場合によっては、このタイプの拡張機能を開くには、まず変換ツールを使用して « に変換する必要があります。.accdb».
Accessでできること
Access を使用してデータベースを管理するにはどうすればよいですか?以下では、このツールで実行できる最も一般的なタスクのいくつかについて説明します。
データベースを作成する
Access のホーム画面で [ファイル] をクリックし、左側のオプション列で [新規] を選択します。画面に表示されるさまざまなオプションの中から、次のようなタイトルのオプションを選択する必要があります。 「空のデスクトップデータベース」。
新しいテンプレートにアクセスして使用を開始するための準備手順として、この新しく作成されたデータベースに名前を割り当てることができます。
テーブルを作成する
作成したデータベースにデータ テーブルを追加するには、ツール リボンに移動し、タブをクリックする必要があります。 "テーブル"。この新しいテーブルには、必要なだけフィールドを追加できます。これを行うには、右クリックしてオプションを選択する必要があります «クリックして追加».
コンボ ボックス セクションは、フィールドに割り当てることができるさまざまなデータ型を一覧表示するために使用されます (Access では、各フィールドにデータ型を割り当てることが必須です)。
テーブルにデータを追加する
Access テーブルにデータを追加するには、フォームの使用、外部ファイルからのインポート、SQL の使用、データの直接入力 (つまり手動) など、さまざまな方法があります。最も一般的なオプションは、 ファイル経由でインポートする 「.csv」。 これはあなたがそれをする方法です：
- 楽器のリボンで、 をクリックします。 「外部データ」。
- 次に、をクリックします "テキストファイル"。
- 次に、ソース ファイルと宛先テーブルを選択します。
- インポートを続行する前に、ファイルのすべての詳細を確認できます (区切り文字としてのピリオドまたはカンマの使用、特定のフィールドを省略する必要があります)。
- 最後に、ボタンを押します 終了 インポートを実行します。
ここから、導入したさまざまなテーブルを使用してアプリケーションで実行できるアクションが数多くあります。たとえば、次のことが可能です テーブル間のリレーションシップを作成する さまざまなテーブルのデータをクエリします。を作成することもできます ルックアップテーブル、別のテーブルによって参照されるデータが含まれている場合や、異なる種類のデータを含む複数のテーブルに対して複雑なクエリを作成する場合もあります。
他に考えられるアクションは次のとおりです バックアップの作成、実行可能データベースの作成 (外部ユーザーは変更できません) マクロを作成する 複雑なタスクを自動化するため、または データをExcelにエクスポートする、他の多くの可能性の中で。
これらすべての操作を実行するために、Microsoft Access には便利な機能が含まれています。 asistente これは、このアプリケーションを初めて使用する人にとって間違いなく大きな助けになります。
結論
Microsoft Access は、次のような必要がある中小企業に強く推奨されるオプションです。 シンプルで使いやすいデータ管理ツールです。 gなどのタスクに最適です。在庫管理やプロジェクトの監視。これらすべてのケースにおいて、その使用方法を学ぶ価値があります。