この記事では、Outlook でメールを保存するフォルダーを作成する方法を説明します。 あなたのPCで。 Outlook は、メッセージを整理しておくことができる多機能電子メール アプリケーションです。カスタム フォルダーを作成すると、電子メールを簡単に管理し、コンピューターに保存されている重要な情報にすばやくアクセスできるようになります。 Outlook でフォルダーを作成し、電子メール管理エクスペリエンスを最適化するのに役立つ技術的な手順について説明します。
1.Outlook を使用して PC 上でメールを「整理」する方法の概要
Outlook の効率性と電子メールの整理機能により、多くの人が PC の主要な電子メール クライアントとして Outlook を使用しています。 効果的に。このセクションでは、Outlook を最大限に活用してメールを効果的に整理する方法を説明します。
Outlook の重要な機能の 1 つは、メールを整理するためのフォルダーを作成する機能です。仕事、個人、特定のプロジェクトなど、さまざまなカテゴリのフォルダーを作成できます。これにより、メッセージを明確に表示し、必要なときにすぐにアクセスできるようになります。 作成する フォルダーを作成するには、Outlook のフォルダー セクションを右クリックし、[新しい] フォルダーを選択します。内容をすぐに識別できるように、各フォルダーには必ず意味のある名前を付けてください。
Outlook のもう XNUMX つの便利なツールは、メール ルールを使用して特定のアクションを自動化する機能です。 たとえば、上司から送信されたすべてのメールが自動的に「優先」フォルダーに移動されるようにルールを作成できます。 ルールを設定するには、Outlook のナビゲーション バーで [ホーム] タブをクリックし、[ルール]、[ルールと通知の管理] の順に選択します。 ここでは、ニーズや好みに基づいてカスタム ルールを作成できます。 「AND」や「OR」などの論理演算子を使用してルールを調整し、さらに具体的にすることができることに注意してください。
2. Outlook でメール アカウントを設定してフォルダーの作成を開始します
このセクションでは、メッセージを効率的にフォルダーに整理できるように、Outlook で電子メール アカウントを構成する方法を説明します。 次の 手順に従って設定します。
1. Outlook を開き、上部のナビゲーション バーの [ファイル] タブに移動します。
2. 左側のパネルで「アカウントの追加」をクリックし、「手動セットアップ」を選択してアカウントの詳細を入力します。
3. 設定する電子メール アカウントの種類 (POP3、IMAP など) を選択し、表示される指示に従って電子メール アドレスやパスワードなどの対応する情報を入力します。
アカウントを設定したら Outlook でメールを送信するをクリックすると、メッセージを整理するためのフォルダーの作成を開始できます。フォルダーを作成するには、次の手順に従います。
1. 左側のパネルで「受信トレイ」フォルダを右クリックし、ドロップダウン メニューから「新しいフォルダ」を選択します。
2. 新しいフォルダーの名前を入力し、「OK」をクリックします。 フォルダーが作成され、フォルダーリストに表示されます。
3. メッセージをフォルダに移動するには、メッセージを選択し、左側のパネルの目的のフォルダにドラッグします。 メッセージは選択したフォルダーに移動されます。
3. Outlook で新しいフォルダーを作成し、名前を割り当てる手順
Outlook で新しいフォルダーを作成し、名前を付けるには、次の手順に従います。
1. Outlook アカウントにアクセスします
- 開く あなたのウェブブラウザ を優先し、Outlook サインイン ページに移動します。
- メールアドレスとパスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてアカウントにアクセスします。
2.「フォルダー」セクションにアクセスします
- サインインすると、Outlook の左側のウィンドウにフォルダー セクションが表示されます。
- 「フォルダー」アイコンをクリックしてセクションを展開し、既存のフォルダーをすべて表示します。
3.新しいフォルダーを作成して名前を付けます
- 既存のフォルダーのリストの一番下までスクロールし、既存のフォルダーを右クリックします。
- ドロップダウン メニューから「新しいフォルダー」オプションを選択して、空のフォルダーを作成します。
- 新しいフォルダーの名前を入力し、「Enter」キーを押して名前を保存します。
4. Outlook で新しいフォルダーの場所をカスタマイズする方法
Outlook では、新しいフォルダーの場所をカスタマイズして、自分にとって最適な方法で電子メールを整理するオプションがあります。 これにより、ワークフローがより効率的になり、メッセージをすばやく簡単に見つけることができます。 次に、それについて説明させていただきます。
まず、Outlook を開いてフォルダー セクションに移動する必要があります。 そこに到達したら、新しいフォルダーを作成する場所を右クリックします。 ドロップダウンメニューから「新しいフォルダー」を選択します。 ここには XNUMX つのオプションがあります。同じレベルにフォルダーを作成するか、既存の フォルダー内にサブフォルダーを作成することができます。
同じレベルにフォルダーを作成することを選択した場合は、新しいフォルダーに付ける名前を入力し、[OK] をクリックするだけです。 選択した場所にフォルダーがすぐに作成されます。 一方、サブフォルダーを作成したい場合は、新しいフォルダーの名前を入力し、それを配置する親フォルダーを選択します。 「OK」をクリックすると、親フォルダー内の指定した場所にサブフォルダーが作成されます。
5. トピックや重要性に応じてメールをフォルダーに整理する
メールの整理は、受信トレイを整理整頓し、情報を見つけやすくするために不可欠です。 非常に役立つ実践方法は です。 これにより、明確で効率的な分類システムが可能になります。
メールをフォルダーに整理するには XNUMX つの方法があります。 XNUMX つ目は、メールのテーマに基づいてフォルダーを作成することです。 たとえば、さまざまなプロジェクト、クライアント、部門、または特定のトピックごとにフォルダーを作成できます。 各フォルダー内に、さらに分類するためのサブフォルダーを作成できます。
XNUMX 番目のアプローチは、電子メールの「重要性」に基づいています。 「緊急」「重要」「保留中」などのフォルダーを作成できます。 このようにして、電子メールを優先度に応じて迅速に分類し、最も関連性の高い電子メールに注意を向けやすくすることができます。 さらに、ラベル機能または色付きラベルを使用して、これらのフォルダー内の重要な電子メールを強調表示することができます。
6. Outlook で自動ルールとフィルターを設定してメールを分類するためのヒント
Outlook で受信トレイを管理する場合、メールを分類するための自動ルールとフィルターを設定することが不可欠です。 効率的な方法。これらのヒントは、時間を最適化し、受信トレイを整理するのに役立ちます。
1. ウィザードを使用してルールを作成します
Outlook には、カスタム ルールの作成を段階的にガイドするウィザードが用意されています。 このウィザードにアクセスするには、「ファイル」タブに移動し、「ルールとアラートの管理」を選択します。 この機能を使用すると、件名や送信者のキーワードなどの特定の条件や、指定したフォルダーへのメールの移動や重要メールのマークなどの自動アクションを設定できます。 このツールを利用すると、電子メールの分類方法をより詳細に制御できます。
2. フォルダーとサブフォルダーを作成する
テーマ別のフォルダーやサブフォルダーを作成してメールを分類すると、受信トレイの整理がより効率的になります。 たとえば、「Work」というメイン フォルダーと、「Projects」、「Meetings」、「Documentation」などのサブフォルダーを作成できます。 これらのフォルダーを作成したら、受信メールが対応するフォルダーに自動的に移動されるようにルールを設定できます。 これにより、各メールを個別に確認する必要がなくなり、時間を節約できます。
3. スパムフィルターを設定する
スパムは非常に迷惑な場合があります。 幸いなことに、Outlook ではスパムメールを自動的に識別して分類するフィルターを設定できます。 「ホーム」タブに移動し、「スパム」を選択し、「スパム設定」オプションを選択します。 そこから、より高い保護レベルを設定したり、特定の送信者をブロックしたり、不要なドメインをブラックリストに追加したりすることができます。これにより、受信トレイをスパムから守り、不要なメールを排除するのに時間を無駄にすることがなくなります。
7. PC を整理整頓するために Outlook の特定のフォルダーにメールを移動する方法
Outlook の特定のフォルダーに電子メールを移動すると、PC を整理整頓し、重要なメッセージを見つけやすくするための優れた方法です。受信トレイがメールであふれている場合は、この機能を使用してメッセージを整理できます。 効率的に。以下では、このプロセスをいくつかの簡単な手順で実行する方法を説明します。
1. 移動したいメールを選択します: Outlook を開いて受信トレイに移動します。 特定のフォルダーに移動する電子メールにマークを付けます。 Ctrl キーを押しながら各メールを個別にクリックすると、複数のメールを一度に選択できます。
2. 電子メールをドラッグ アンド ドロップします。 目的のメールを選択したら、Outlook の左側のサイドバーにある目的のフォルダーにドラッグ アンド ドロップします。 メールが自動的にそのフォルダーに移動され、メインの受信トレイから消えます。
この方法は、メールをメイン フォルダー内のサブフォルダーに移動する場合にも適用でき、メールを目的のサブフォルダーにドラッグ アンド ドロップするだけで、自動的に整理されます。 この便利な Outlook テクニックを使用して、PC を整理整頓し、メール管理を簡素化しましょう。
8. Outlook ナビゲーション バーでフォルダーのショートカットを設定する
Outlook で最もよく使用されるフォルダーを整理し、すばやくアクセスすることは、生産性を向上させるために不可欠です。幸いなことに、Outlook では簡単にセットアップする方法が提供されています ショートカット ナビゲーション バーのお気に入りフォルダーに移動します。次の手順に従ってナビゲーション バーをカスタマイズし、最も重要なフォルダーにすぐにアクセスできるようにします。
1. Outlook ナビゲーション バーを右クリックし、ドロップダウン メニューから [ナビゲーション バーのカスタマイズ] を選択します。
2. [ナビゲーション バーのカスタマイズ] ポップアップ ウィンドウで [ナビゲーション バー] タブを選択すると、Outlook で使用できるすべてのフォルダーが表示されます。
- 注目: 最もよく使用するフォルダーが表示されます。
- 電子メール フォルダー: 受信トレイ、削除済みアイテム、その他の電子メール関連のフォルダーが含まれます。
- カレンダー: カレンダー や予定にすばやくアクセスします。
- タスク: 保留中のタスクを管理および追跡します。
3. ショートカットとして追加するフォルダーをナビゲーション バーにドラッグ アンド ドロップします。 上下にドラッグすることで、好みに応じて並べ替えることができます。
これらの簡単な手順に従うだけで、Outlook で最も重要なフォルダーを常に手元に置くことができます。 ナビゲーション バーをニーズに合わせてカスタマイズし、効率を最大化することを忘れないでください。
9. フォルダーを最新の状態に保ち、不要なメールの蓄積を避けるためのヒント
フォルダーを最新の状態に保ち、スパムの蓄積を回避する最善の方法の XNUMX つは、効率的な組織システムを確立することです。 それを達成するためのヒントをいくつか紹介します。
- メールを分類します。 仕事、個人、プロモーションなど、さまざまな種類のメールに特定のフォルダーを作成します。 これにより、必要なメッセージをすぐに見つけることができ、メインの受信トレイの過負荷を避けることができます。
- メールにラベルを付けてマークを付けます。 ラベルや視覚的なマークを使用して、重要なメールや緊急のメールをすばやく識別します。 これにより、時間と注意力に優先順位を付けることができます。
- フィルタリング ルールを実装します。 無関係なメールやスパムメールが自動的に特定のフォルダーに移動されるようにフィルタリング ルールを設定すると、メインの受信箱に届くスパムの量が減ります。
さらに、定期的にフォルダーをクリーンアップし、不要なメッセージを削除することが重要です。 メールを最新の状態に保つための追加のヒントをいくつか紹介します。
- スパムフォルダーを定期的に確認してください。 正規の電子メールが誤ってフィルタリングされないように、スパム フォルダを必ず確認してください。 スパムではない電子メールを見つけた場合は、フィルターを改善するために「スパムではない」というマークを付けます。
- 古いメールを削除します。 不要になった古いメールを蓄積しないでください。 定期的にクリーンアップを実行し、関係のなくなったメッセージを削除します。 受信トレイを整理しておくと、効率が向上することに注意してください。
- 検索機能を使用します。 特定のメールを検索する必要がある場合は、メール クライアントの検索機能を使用してください。 高度なフィルターを利用して検索を絞り込み、必要なものをすばやく見つけます。
これらのヒントに従うことで、フォルダーを常に最新の状態に保ち、不要なメールの蓄積を避けることができます。 日常業務の生産性と効率を向上させるには、受信トレイを整理することが重要であることを忘れないでください。 これらを実践して、より整理されたメールを楽しみましょう。
10. Outlook フォルダー内で迅速かつ効率的な検索を実行する
Outlook には、フォルダー内で迅速かつ効率的な検索を実行できる幅広い検索ツールがあります。 これらの機能を使用すると、必要なメール、連絡先、予定をいつでもすぐに見つけることができます。
最もよく使用される検索オプションの XNUMX つはインスタント検索です。これを使用すると、Outlook フォルダー内の特定のキーワードや語句を検索できます。 検索バーにキーワードを入力するだけで、Outlook は結果内で見つかったすべての一致を強調表示します。 さらに、日付、送信者、件名、またはその他の条件で検索結果をフィルタリングして、結果をさらに絞り込むことができます。
もう XNUMX つの便利な検索ツールは、高度な検索演算子の使用です。 これらの演算子を使用すると、フォルダー内でより具体的かつ詳細な検索を実行できます。 たとえば、「AND」などの演算子を使用して、指定したキーワードをすべて含む電子メールを検索したり、「OR」演算子を使用して、指定したキーワードの少なくとも XNUMX つを含む電子メールを検索したりできます。 これらの演算子は、大量の電子メールの中から正確な情報を見つける必要がある場合に特に役立ちます。
11. Outlook でメール フォルダーをバックアップする方法
Outlook を使用する場合、重要な情報を保護するために電子メール フォルダーを定期的にバックアップすることが不可欠です。 幸いなことに、このプロセスは簡単で、さまざまな方法で実行できます。 次に、Outlook でメール フォルダーのバックアップ コピーを作成するための基本的な手順をいくつか説明します。
1. Outlook のエクスポート機能を使用します。これは、 バックアップ メールフォルダーから。 Outlookを開き、「ファイル」タブに移動します。 ドロップダウン メニューから「オプション」を選択し、「バックアップを保存するか、メールをエクスポート」を選択します。
2. Outlook データ ストレージ フォルダーを作成する: このオプションは、Outlook のデータ ストレージ フォルダーをより詳細に制御したい人に最適です。 バックアップコピー. もう一度「ファイル」タブに移動し、「アカウント設定」を選択します。 次に、「データ保存フォルダー設定」をクリックし、バックアップを保存する場所を選択します。
12. 大量の電子メールを処理する場合に Outlook のパフォーマンスを最適化するための推奨事項
Outlook で大量の電子メールを処理する場合は、アプリケーションのパフォーマンスを最適化し、効率的に作業できるようにするための措置を講じることが重要です。 ここではいくつかの推奨事項を紹介します。
受信トレイを整理します。 乱雑な受信箱 することができます メールの検索は遅くてイライラする作業です。フォルダーとサブフォルダーを作成して、メールを関連するカテゴリに整理します。自動ルールを使用して電子メールを特定のフォルダーに移動すると、より効率的なワークフローを維持し、受信トレイの過負荷を防ぐことができます。
高度な検索機能を使用します。 Outlook は、電子メールを迅速かつ正確に検索できる強力な検索ツールを提供します。 高度な検索オプションを利用して、送信者、件名、日付、またはその他の関連基準で結果をフィルタリングします。これにより、受信トレイ全体を手動で調べなくても、必要なメールをすばやく見つけることができます。
13. ユーザー エクスペリエンスを向上させるために Outlook のフォルダー ビューをカスタマイズする
HTML と CSS は、Outlook のフォルダー ビューをカスタマイズするための XNUMX つの主要なテクノロジです。 HTML を使用するとフォルダーの構造とレイアウトを変更でき、CSS を使用するとカスタム スタイルと書式設定を追加できます。 Outlook のフォルダー ビューをカスタマイズし、ユーザー エクスペリエンスを向上させるためのヒントをいくつか紹介します。
1. HTML タグを使用してフォルダーを整理します。次のような HTML タグを使用して階層フォルダー構造を作成できます。
- 順序なしリストを作成するか、
- フォルダーの内容を簡単に識別できるように、フォルダーにはわかりやすい名前を付けてください。 関連情報を提供しない一般的な名前は避けてください。
- ドラッグ アンド ドロップ 機能を利用して、メールを適切なフォルダーに整理します。 これにより、必要な情報をすぐに見つけてメッセージを整理することができます。
- フォルダーに色を割り当てて、フォルダーに保存されている電子メールの重要性や優先度を視覚的に強調します。 これにより、関連するメッセージを一目で簡単に識別できるようになります。
- フォルダーが多すぎると、特定のメールの移動や検索が困難になる可能性があるため、フォルダーを多用しないようにしてください。 シンプルで一貫したフォルダー構造を維持して、メッセージの管理を最適化します。
- Outlook の高度なフィルタリングと検索オプションを利用すると、特定のフォルダーにメールを整理していない場合でも、必要なメールをすぐに見つけることができます。
- フォルダーの定期的なメンテナンスを実行して、不要なメッセージを削除したり、関連性がなくなったメッセージをアーカイブしたりしてください。 これにより、受信トレイを整理し、不要な情報の蓄積を避けることができます。
- 順序付きリストの場合。 これにより、フォルダーをより効率的かつ視覚的に魅力的な方法で整理できるようになります。
2. CSS を使用してスタイルを追加する: CSS を使用して、Outlook のフォルダーにカスタム スタイルを追加できます。 たとえば、背景色やフォント サイズを変更したり、背景画像を追加したりできます。 さらに、識別しやすくするために、さまざまな種類のフォルダにさまざまなスタイルを適用できます。
3. カスタム アイコンを使用する: 視覚的に快適なエクスペリエンスを得るために、フォルダーにカスタム アイコンを含めることができます。 オンライン ライブラリのアイコンを使用することも、独自のアイコンをデザインすることもできます。 タグを追加するだけです フォルダーラベル内の画像のパスを使用して、対応するアイコンを表示します。
これらのヒントでOutlook のフォルダーのビューは、好みやニーズに応じてカスタマイズできます。 HTML と CSS は、ユーザー エクスペリエンスを向上させ、フォルダーをより直感的で視覚的に魅力的なものにする強力なツールであることを忘れないでください。これらのテクノロジーが提供するすべての「可能性」を検討し、今すぐフォルダー ビューをカスタマイズしてください。
14. PC 上の Outlook で「フォルダー」を作成および管理するための「ベスト プラクティス」の概要
Outlook のフォルダーの機能 PCで
PC 上の Outlook のフォルダーは、電子メールを整理して効率的に管理するための基本的なツールです。 Outlook でフォルダーを作成および管理するためのベスト プラクティスをいくつか紹介します。
PC 上の Outlook でフォルダーを管理するための推奨事項
結論
電子メール管理の整理と効率を向上させるには、PC 上の Outlook でフォルダーを正しく作成して管理することが不可欠です。 フォルダーの使用率を最大化し、Outlook エクスペリエンスを最適化するには、次のベスト プラクティスと推奨事項に従ってください。
質問と回答
Q: Outlook でメールを PC に保存するためのフォルダーを作成するにはどうすればよいですか?
A: Outlook でメールを PC に保存するためのフォルダーを作成するのは簡単なプロセスです。 以下にその方法を説明します。
Q: フォルダーを作成するには、どのバージョンの Outlook が必要ですか?
A: Outlook 2010、2013、2016、2019、または Outlook for Office 365 のいずれのバージョンでも、Outlook でフォルダーを作成できます。
Q:Outlook でフォルダーを作成する手順は何ですか?
A: 次の手順に従って作成します。 Outlook のフォルダー:
1. Outlook を開き、[メール] セクションに移動します。
2. 左側のペインのフォルダリストを右クリックします。
3. ドロップダウン メニューから「新しいフォルダー」を選択します。
4. ポップアップウィンドウが開きます。 新しいフォルダーの名前を入力し、「OK」をクリックします。
Q: フォルダーをサブフォルダーに整理できますか?
A: はい、フォルダーをサブフォルダーに整理して、より適切に整理できます。 上記の手順に従ってフォルダーを作成した後、このプロセスを繰り返して、既存のフォルダー内に新しいフォルダーを作成できます。
Q: 作成したフォルダーにメールを移動するにはどうすればよいですか?
A: 作成したフォルダーに電子メールを移動するには、移動する電子メールを選択し、右クリックして [移動] を選択するだけです (古いバージョンの Outlook では、[フォルダーに移動] と表示される場合があります)。 次に、宛先フォルダーを選択すると、メールがそのフォルダーに移動されます。
Q: フォルダーやメールは PC のどこに保存されますか?
A: Outlook フォルダーと電子メールは、PC 上にローカルに保存されます。 Outlook データ ファイル (.pst) は、フォルダーや電子メールを含むすべての情報を保存する役割を果たします。
Q: フォルダやメールにアクセスできますか? 他のデバイス?
A: オンラインでデータを同期するように Outlook アカウントを設定していて、インターネットにアクセスできる場合は、どのデバイスからでもフォルダーやメールにアクセスできます。 オンライン同期を設定していない場合は、ファイルを保存した PC からのみアクセスできます。
Q: メールを失わずに Outlook のフォルダーを削除できますか?
A: はい、メールを失わずに Outlook のフォルダーを削除できます。 フォルダーを削除すると、それらは「削除済みアイテム」フォルダーに移動されます。 メールを失いたくない場合は、メールを削除する前に別のフォルダーにドラッグします。
このガイドが、Outlook でフォルダーを作成し、メールを保存する際に役立つことを願っています。 さらにご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
振り返ってみると
つまり、Outlook でフォルダーを作成して PC にメールを保存すると、メッセージを整理して簡単にアクセスできる非常に便利なツールになります。いくつかの簡単な手順で、メールを効率的に分類するためのフォルダーを作成およびカスタマイズできます。この機能の実装は、使用している Outlook のバージョンに応じて若干異なる場合がありますが、基本的な概念は同じであることに注意してください。
この個人用フォルダーを使用すると、会話の記録を整然と保存できるため、関連情報の検索と取得が容易になります。さらに、重要なメッセージを紛失したり混合したりする心配なく安全なスペースを確保して保存できるようになります。他のメールと一緒にアップします。 Outlook が提供するすべての機能を最大限に活用して、PC で電子メールを効率的に管理します。
Outlook でフォルダーを作成するのがまだ難しい場合、または追加の質問がある場合は、ためらわずに Microsoft の公式ドキュメントを参照するか、ケースに応じた具体的なヘルプが見つかる専門フォーラムを検索してください。今すぐ受信箱を効果的に!