共有フォルダーを作成する Googleドライブで チームワークに不可欠なツールとなり、共同作業者がドキュメントにアクセスして変更できるようになります。 リアルタイムで。ただし、このプロセスは少し混乱する可能性があります。 ユーザー向け プラットフォームに詳しくない人。この記事では、 で共有フォルダーを作成する方法 Googleドライブ 詳細かつ簡単な方法で。
Googleドライブはストレージツールの1つです 雲の中で 統合のおかげで現在最もよく使用されています 他のサービスと Google とその保存機能 ファイルを共有する いろんなタイプ。ただし、データを保存するだけでなく、それを使用してコラボレーションすることもできます 他のユーザーと、これを行う方法の 1 つは、共有フォルダーを作成することです。
始める前に、基本を理解しておくと役立つ場合があります。 Googleドライブから。プラットフォームの詳細なガイドが必要な場合は、次の投稿をご覧ください。 Googleドライブの基本ガイド。 基本を理解すれば、共有フォルダーの作成は簡単かつ迅速なプロセスになります。
Google ドライブの共有フォルダーについて
の機能 Googleドライブの共有フォルダ チームとして働くことができます 効率的 そしてシンプル。 作成する これらのフォルダーは 1 つだけあれば十分です Googleアカウント そして、いくつかの簡単な手順に従います。まず、Google ドライブに移動し、画面左上にある「+ 新規」オプションをクリックします。ドロップダウンメニューが表示されるので、「フォルダー」を選択して新しいフォルダーを作成します。作成したら、共有する情報のトピックに応じて名前を変更できます。
当該フォルダーを共有するにはを選択して右クリックする必要があります。 ドロップダウン メニューで「共有」オプションを選択します。 ここで、フォルダーを共有したい人のメールアドレスを入力できます。 さらに、Google ドライブでは、「編集可能」、「コメント可能」、「閲覧可能」などのオプションから選択して、さまざまなレベルのアクセスを確立できます。
最後に、それは覚えておく必要があります 私たちのデータのセキュリティ それは非常に重要です。 Googleドライブのパフォーマンス バックアップコピー 自動的に許可されます ファイルを回復 排除された。ただし、共有フォルダーからファイルを削除すると、すべてのメンバーのファイルが削除されることに注意することが重要です。データ損失を回避するには、ドキュメントの以前のバージョンを復元できるバージョン履歴機能を利用できます。これらの側面について詳しく知りたい場合は、次の記事を読んでください。 Google ドライブのセキュリティ。 誤解や情報の損失を避けるために、これらの機能がどのように機能するかを必ず理解してください。
他の人を招待して共有フォルダーにアクセスする方法
Google ドライブに共有フォルダーを作成したら、次のステップは他の人を招待してそのフォルダーにアクセスできるようにすることです。 これを行うには、まず共有したいフォルダーを開き、次のボタンをクリックします。 "シェア"。 この操作により、フォルダーを共有する相手の電子メール アドレスを入力できるウィンドウが開きます。
注意すべき重要な点は、フォルダーを共有する相手がフォルダー内のドキュメントを表示、コメント、または編集できるように設定する必要があるということです。 これを行うには、許可するアクセス レベルを選択する必要があります。 以下からお選びいただけます 「閲覧可能」「コメント可能」「編集可能」。 アクセスレベルを選択したら、「送信」ボタンを押してフォルダーを共有します。
メールアドレスを入力せずに他の人とフォルダーを共有する簡単な方法もあります。 あなたがしなければならないのはオプションを選択することだけです «共有可能なリンクを取得»。 これにより、電子メール、テキスト メッセージ、またはインターネット経由で、コピーして誰とでも共有できるリンクが生成されます。 WhatsApp。 このオプションは、時間を大幅に節約できるため、フォルダーを多数のユーザーと共有する場合に非常に便利です。 リンクにアクセスできるすべてのユーザーはフォルダー内のドキュメントを表示できますが、編集できるのはそのレベルのアクセス権を付与されている場合のみであることに注意してください。
共有フォルダーのアクセス許可の管理: 重要な推奨事項
Google ドライブで共有フォルダーを設定するプロセスにおいて、考慮すべき最も重要な側面の XNUMX つは次のとおりです。 権限管理。 共有フォルダー内のファイルを閲覧、編集、管理できるユーザーを指します。 デフォルトでは、フォルダーのすべてのメンバーがファイルを表示および編集できます。 ただし、この設定を変更したい場合は、フォルダー メニューの [アクセス許可の設定] オプションから変更できます。
特定のメンバーの権限を変更するには、まず、 共有フォルダ。 次に、メンバーの名前をクリックし、メンバーに付与する権限を選択します。
- 整理、追加、編集が可能: このオプションを使用すると、メンバーはフォルダーとそのファイルに変更を加えることができます。
- 表示可能: メンバーはファイルの表示のみが可能ですが、ファイルを編集したり、新しいファイルを追加したりすることはできません。
代わりに、フォルダーメンバーを削除したい場合は、その名前のドロップダウンメニューから「削除」を選択するだけです。
最後に、 必須の推奨事項 共有フォルダーのアクセス許可を定期的に確認することです。これは、セキュリティを維持するのに役立ちます あなたのファイル 不要なアクセスを回避します。フォルダーに追加した各メンバーは、他のユーザーとリンクを共有する可能性があることに注意してください。したがって、ファイルを表示または編集する必要があるメンバーのみにアクセスを制限することが重要です。共有ファイルを保護する方法の詳細については、次のガイドを参照してください。 Google ドライブ内のファイルを保護する方法.