ボイスメール に不可欠なツールです。 音声メッセージを管理および整理する効果的に そして効率的です。会議中、旅行中、または単に忙しい場合でも、電話に出られないときにボイスメールを使用するとメッセージを受信できます。 Zoomビデオコミュニケーションプラットフォームでは、 ボイスメールメッセージの管理 簡単で便利です。 次にご紹介しますのは、 ボイスメールメッセージを管理する方法 Zoomで効果的に。
ボイスメール メッセージにアクセスするには Zoom では、まずアカウントにログインし、プロフィールの設定セクションに移動する必要があります。 そこから、左側のメニューに「ボイスメール」オプションが表示されます。 このオプションをクリックします ボイスメール メッセージ管理パネルにアクセスします。
一度 ボイスメール管理パネルにありますをクリックすると、受信したすべてのメッセージのリストが表示されます。 できる 日付または送信者ごとに並べ替える、メッセージの検索と整理を容易にします。 さらに、各メッセージには、 関連情報 送信者の番号、通話時間、受信日など。
各メッセージ内では、 録音を聞くことができます またはダウンロードしてコピーを作成してください。 また、 メッセージを既聴または未聴としてマークするオプションがあります、重要なメッセージを適切に追跡します。 必要に応じて、次のこともできます 不要なメッセージを削除する ボイスメールの受信箱を整理整頓して清潔に保ちます。 スパムメッセージ.
要約で, Zoom でのボイスメール メッセージの管理は、プラットフォームで提供されるオプションのおかげで、シンプルで実用的なタスクです。 これらの手順に従うことで、 音声メッセージを整理し、聞いて「管理」することができます 電話にすぐに応答できない場合でも、重要な通信を効率的に把握できるようになります。 Zoom での生産性とエクスペリエンスを向上させるために、この機能を自由に活用してください。
1.Zoomのボイスメール設定
Zoom でボイスメールを設定するには、まずアカウント設定にアクセスする必要があります。 これを行うには、アカウントにログインし、左側のメニューの「アカウント設定」タブをクリックします。 次に、「ボイスメール」セクションを見つけて「設定」を選択します。 ここで次のことができます ボイスメールのオプションをカスタマイズする あなたの好みに応じて。
ボイスメール設定ページにアクセスすると、調整できるさまざまなオプションが表示されます。まず、言語を選択できます 通知の ボイスメールを使用して、希望の言語でメッセージを受信します。さらに、次のことができます。 ボイスメールが自動的にアクティブになるように設定する 電話に出られないとき。
Zoom が提供するもう XNUMX つの重要なオプションは、 ボイスメールメッセージの自動文字起こし。 この機能を有効にすると、メッセージのトランスクリプトを電子メールで受信したり、アプリで直接表示したりできます。 これは、メッセージを聞くよりも読みたい場合に特に便利です。 さらに、次のことができます。 ボイスメールメッセージを保存する Zoom アカウントにカスタム期間保存され、いつでもアクセスできるようになります。
2. Zoom でボイスメールにアクセスする
を学ぶ を管理する Zoom のボイスメール メッセージ このビデオ会議プラットフォームを使用する際には、重要なコミュニケーションを常に把握し、効率を最大化することが不可欠です。 Zoom でボイスメールにアクセスする とてもシンプルで、必要なのはほんの少しだけです いくつかのステップ。 Zoom でボイスメール メッセージの管理を開始するには、次の手順に従ってください。
1。 Iniciasesión Zoomアカウントで。
2. 左側のナビゲーション バーの [ボイスメール] タブをクリックします。
3. ボイスメール ページにアクセスすると、次の リスト が表示されます。 受信したすべての音声メッセージ。 メッセージを聞くには、再生したいメッセージをクリックするだけです。
4. 再現する ボイスメールメッセージを聞いてください。 再生コントロールを使用して、必要に応じてメッセージを一時停止、巻き戻し、または早送りできます。
5. メッセージを聞き終わると、次のオプションが表示されます 消す もう関係がなくなった場合、または 彼を見て 今後の参考のために。
これらの手順に従うことで、次のことが可能になります Zoom でボイスメール メッセージに簡単にアクセスして管理できます。 これにより、より適切な組織を維持し、重要なメッセージを見逃すことがなくなります。 Zoom のボイスメールは貴重なコミュニケーション ツールであることを忘れないでください。そのため、常に接続できるように定期的にチェックしてください。
3. ボイスメールメッセージを聞く
ボイスメール メッセージは、Zoom でボイス メッセージを受信および管理するための非常に便利なツールです。 この機能により、ユーザーは電話に出ることができないときに音声メッセージを受信できます。 ボイスメール メッセージにアクセスするには、ユーザーは次の手順を実行できます。
- Zoom アカウントにサインインします。
- コントロール パネルの [ボイスメール] タブに移動します。
- クリックしてください ボイスメッセージ 聞いたり管理したい人。
- 音声メッセージをブラウザで聞くか、ダウンロードして後で聞くことができます.
- 音声メッセージに応答する 自分の応答を記録するか、 メッセージを別のユーザーに転送する。
ボイスメール メッセージを聞いて応答するだけでなく、次のこともできます。 ボイスメール設定を調整する あなたの好みに応じて。 一部の構成オプションには、次の機能が含まれています。 ボイスメールを有効または無効にする、許可されるメッセージの最大数を設定するか、セキュリティ パスワードを設定します。
つまり、Zoom のボイスメール機能を使用すると、ユーザーはボイス メッセージを効率的に受信して管理できます。上記の手順により、ユーザーは自分の音声メッセージにアクセスし、聞いて、返信し、必要に応じて設定を調整できるようになります。 この機能は、電話に応答できない場合に特に便利です リアルタイムで他のZoom参加者との効果的で中断のないコミュニケーションを維持できるためです。
4. メッセージ管理オプション
Zoom でボイスメール メッセージを管理する
1. ボイスメール通知の設定
Zoom でボイスメール メッセージの管理を開始する前に、メールボックスに新しいメッセージが残ったときにアラートを受け取るように通知を設定することが重要です。 これを行うには、次の手順に従います。
- Zoom設定に移動し、左側のメニューから「ボイスメール」を選択します。
- ボイスメール ボックスにメッセージが残されるたびに電子メールを受信するには、[電子メール通知を受信する] ボックスをオンにします。
- 受信したい場合は、「SMS 通知を受信する」ボックスにチェックを入れることもできます。 テキストメッセージ あなたの携帯電話で。
- 「保存」をクリックして通知設定を保存します。
2. ボイスメール メッセージの再生と管理
通知を設定すると、Zoom でボイスメール メッセージを再生および管理できるようになります。 これを行うには、次の手順に従います。
- Zoom アカウントにサインインし、「ボイスメール」タブをクリックします。
- 受信したボイスメール メッセージのリストが表示されます。 再生または管理したいメッセージをクリックします。
- メッセージを再生するには、メッセージの下にある「再生」ボタンをクリックします。
- メッセージを削除したい場合は、メッセージの下にある「削除」ボタンをクリックしてください。
- 後で忘れずに見返したい場合は、メッセージを「未読」としてマークすることもできます。
- ナビゲーション ボタンを使用して、さまざまなメッセージ間を移動します。
3. 内線電話でボイスメールを設定する
ボイスメールメッセージの管理に加えて プラットフォーム上 Zoom では、不在時にメッセージを受信できるように、内線電話でボイスメールを設定することもできます。ボイスメール ボックスを設定するには、次の手順 に従ってください。
- 電話の設定に移動し、ボイスメールセクションに移動します。
- 要求されたら、ボイスメールのパスワードを入力します。
- 指示に従って、ボイスメール応答を設定し、パスワードやその他のカスタム オプションを変更します。
- ボイスメール ボックスを設定すると、メッセージは内線番号と Zoom メールボックスの両方に送信されます。
5. 重要なメッセージの優先順位付けと整理
効果的なコミュニケーションを維持し、重要な情報を見逃さないためには、Zoom でボイスメール メッセージを効率的に管理することが不可欠です。 ここでは、メッセージに優先順位を付けて整理するために役立つ戦略をいくつか紹介します。
1. 定期的なレビュー ルーチンを確立します。 ボイスメール メッセージを確認して応答するために、XNUMX 日の特定の時間を割り当てることをお勧めします。 これにより、一定の通信フローを維持し、放置されたメッセージが蓄積されるのを防ぐことができます。 自分のニーズや好みに合ったルーチンを確立することが重要です。
2. メッセージにタグを付けて分類します。 重要なメッセージをすばやく識別しやすくするために、Zoom ボイスメールのタグ機能またはカテゴリ機能を使用できます。 たとえば、緊急メッセージには赤いラベル、フォローアップ メッセージには黄色のラベルを付けることができます。 こうすることで、優先メッセージを簡単に区別し、重要度に応じて整理できます。
3. 文字起こし機能を使用します。 Zoom には、ボイスメール メッセージを自動的に文字に起こすオプションが用意されています。 この機能は、メッセージを聞くのではなく読みたい場合に非常に便利です。 さらに、文字起こしによってメッセージ内でキーワード検索を実行できるため、特定の情報を見つけやすくなります。
6. ボイスメールメッセージへの応答
ボイスメールメッセージに返信する Zoom では、連絡先との流動的かつ効率的なコミュニケーションを維持できるようにする重要な機能です。 Zoom でボイスメール メッセージに応答するには、次の簡単な手順に従うだけです。
1. 「ボイスメール」セクションにアクセスします Zoom アプリケーション内で。 このオプションは、メイン メニューの「メッセージ」タブにあります。 ボイスメールセクションに移動すると、受信したメッセージのリストが表示されます。
2. 返信したいメッセージを選択します。 これを行うには、返信したいメッセージをクリックすると、返信オプションを含む新しいウィンドウが開きます。
3. 適切な回答オプションを選択してください。 返信ウィンドウでは、「音声メッセージで返信」、「テキスト メッセージで返信」、「送信者に電話」など、いくつかのオプションから選択できます。 ニーズに最も適したオプションを選択し、指示に従って回答を完了してください。
それを覚えている 音声メッセージをカスタマイズできます 好みに応じてZoomで。 ウェルカム メッセージと別れのメッセージを録音して、自分が忙しいこと、できるだけ早く連絡することを連絡先に伝えることができます。 さらに、Zoom を使用すると、 音声メッセージを自動的に文字化する この機能は、メッセージを静かに読みたい場合、または聴覚に問題がある場合に特に便利です。
要するに、 Zoom でボイスメール メッセージを管理する 素早くて簡単です。数回クリックするだけで、受信したメッセージに返信し、連絡先との効果的なコミュニケーションを維持できます。 Zoom が提供する音声カスタマイズと文字起こしオプションを忘れずに活用してください。 エクスペリエンスを最適化するために メッセージ管理。今すぐ Zoom でボイスメール メッセージをより効率的に管理してみましょう。
7. 不要なメッセージの削除またはアーカイブ
Zoom プラットフォームでは、受信トレイを整理し 不要なメッセージを排除するためにボイスメール メッセージを管理する方法を知ることが重要です。 幸いなことに、Zoom は、不要なメッセージを簡単かつ効率的な方法で削除またはアーカイブするためのさまざまなオプションを提供しています。
ボイスメール メッセージを削除します。 Zoom のボイスメールから不要なメッセージを削除したい場合は、次の手順に従ってください:
- Zoomアカウントにサインインし、左側のメニューの「設定」セクションに移動します。
- 「ボイスメール」をクリックし、「受信トレイ」オプションを選択します。
- すべてのボイスメール メッセージのリストが表示されます。 削除したいメッセージを選択し、「削除」ボタンをクリックします。
- プロンプトが表示されたら、メッセージの削除を確認します。
ボイスメール メッセージをアーカイブする: ボイスメール メッセージを削除するのではなく、Zoom でアーカイブして通信の履歴記録を維持したい場合は、次の手順に従ってください。
- Zoomアカウントにサインインし、メニューの「設定」セクションに移動します。
- 「ボイスメール」をクリックし、「受信トレイ」を選択します。
- アーカイブしたいメッセージを選択し、「アーカイブ」ボタンをクリックします。
- メッセージは「アーカイブされたメール」セクションに移動されます。 これらのメッセージにアクセスするには、ボイスメール セクションの [アーカイブ メール] オプションをクリックするだけです。
ボイスメール メッセージを自動的に削除またはアーカイブします。 時間を節約し、Zoom でボイスメール メッセージを手動で削除またはアーカイブする必要を避けたい場合は、メッセージを自動的に削除またはアーカイブするオプションを設定できます。 それを行うには:
- Zoomアカウントにサインインし、メニューの「設定」セクションに移動します。
- »ボイスメール» をクリックし、「詳細設定」タブを選択します。
- 好みに応じて、「メッセージを自動的に削除する」または「メッセージを自動的にアーカイブする」オプションを有効にします。
- 選択した設定に応じて、ボイスメール メッセージが自動的に削除またはアーカイブされるようになります。
これらのオプションを使用すると、Zoom でボイスメール メッセージを効率的に管理し、受信トレイを整理して不要なメッセージを排除することができます。
8. ボイスメール設定のカスタマイズ
Zoom のボイスメール設定を使用すると、ボイス メッセージをカスタム管理できます。 さまざまなパラメータを調整して、ボイスメールをニーズや好みに合わせることができます。 次に、Zoom でボイスメール オプションをカスタマイズする方法を説明します。
カスタム挨拶を調整します。 カスタマイズできる最初のオプションの 1 つは、誰かがあなたから離れるときに再生される挨拶です。 ボイスメッセージ。デフォルトの挨拶の代わりにカスタムの挨拶を録音できます。これを行うには、Zoom アカウントのボイスメール設定に移動し、パーソナライズされた挨拶オプションを選択して、メッセージを録音します。これにより、ボイスメールに個人的な雰囲気が加わり、発信者にプロ意識を示すことができます。
リングの数を選択してください: ボイスメール設定で調整できるもう XNUMX つの機能は、通話が自動的にボイスメールに送信されるまでの呼び出し音の回数です。 通話をすぐにボイスメールに転送したい場合は短い呼び出し回数を選択し、通話に応答する時間を長くしたい場合は長い回数を選択できます。 このオプションは、「会議やミーティング」に Zoom を使用していて、通話によってセッションが中断されたくない場合に特に便利です。
9. メッセージの最新のログを維持する
ズームで
Zoom で最も便利な機能の XNUMX つは、電話に出られないときに音声メッセージを受信できることです。 リアルタイム. この機能を最大限に活用するには、受信したすべてのメッセージの最新の記録を保持することが重要です。 Zoom でボイスメール メッセージを管理する方法に関する推奨事項をいくつか紹介します。 効率的な方法 そして整理しました：
1. カスタムラベルを使用します。 きちんとした記録を保持する便利な方法は、各音声メッセージにカスタム ラベルを割り当てることです。 このようにして、重要性、テーマ、またはその他の有用な基準に従ってメッセージを分類できます。 「緊急」、「クライアント」、「プロジェクト」、またはビジネスに関連するその他のカテゴリなどのタグを作成できます。 これにより、 最も重要なメッセージを素早く特定する そして応答時間を優先します。
2. メッセージをアーカイブする: 最新の記録を保持するもう XNUMX つの方法は、メッセージを聞いたり、必要なアクションを行った後でメッセージをアーカイブすることです。 Zoom のボイスメールの受信箱には、「メッセージをアーカイブする」オプションがあります。 これにより、選択したメッセージが特別なフォルダーに移動されます。 受信箱を整理しておく 乱雑さを排除します。
3. 文字起こし機能を使用します。 Zoomには自動文字起こし機能が備わっています テキスト内の音声メッセージ。このオプションは、受信したメッセージを書面で記録したい場合に特に便利です。メッセージが書き起こされたら、メッセージをコピーしたり、テキスト形式で保存したり、メッセージ内を検索したりすることもできます。これにより、次のような場合に時間を節約できます。 特定の情報を見つける メッセージに含まれています。
10. Zoom のボイスメールに関する一般的な問題の解決
Zoom のボイスメールは、会議参加者からの音声メッセージを受信して管理できる便利な機能です。 ただし、この機能を使用すると、いくつかの一般的な問題が発生する可能性があります。 以下では、Zoom でのボイスメール エクスペリエンスを最大限に活用できるように、問題を解決する方法を説明します。
問題 1: ボイスメールが正しく保存されない
Zoom で音声メッセージを保存できない場合は、設定の問題が原因である可能性があります。これを修正するには、Zoom アカウント設定で音声メッセージを録音して保存するオプションが有効になっていることを確認してください。一部の古いバージョンにはエラーがある可能性があるため、アプリケーションに利用可能なアップデートがあるかどうかを確認することもお勧めします。問題が解決しない場合は、Zoom サポートに連絡して追加の支援を受けることを検討してください。
問題 2: 音声メッセージへのアクセスが難しい
Zoom で音声メッセージにアクセスできない場合は、次のことを試してください。
– アプリケーションの最新バージョンを使用していること、および正しくログインしていることを確認します。
– インターネット接続を確認してください。接続が遅いか不安定な場合、ボイス メッセージのダウンロードが困難になる可能性があります。
– 互換性の問題を排除するために、さまざまなデバイスからボイス メッセージにアクセスしてみることもできます。
問題 3: ボイスメールを転送できない
Zoom で音声メッセージを転送できない場合は、アカウント設定を確認する必要がある可能性があります。音声メッセージを転送するオプションが有効になっていること、および転送オプションが正しく設定されていることを確認してください。それでも問題が解決しない場合は、別のインターネット接続を使用するか、Zoom にサインインして問題が解決するかどうかを確認してください。 他のデバイス。問題が解決しない場合は、Zoom サポートにお問い合わせください。