Word ファイルを変更せずに保存する方法

キャンパスガイド
2023-08-17T04:31:21+00:00

デジタルの世界では、ファイル保護は多くのユーザーにとって常に懸念事項となっています。プライバシー、機密保持、あるいは単に文書の完全性を維持する必要性などの理由から、Word ファイルを変更せずに保存する方法を知ることは、必須の技術スキルとなっています。この記事では、保護を可能にするさまざまな方法と戦略について説明します。 あなたのファイル Word の編集により、あらゆる操作に対して無傷のままであることが保証されます。パスワードの使用から特別な権限の適用まで、ドキュメントを安全に保ち、望ましくない変更から守るために必要なツールが見つかります。これらの重要な技術的なヒントを活用して、情報を保護し、ドキュメントを保護する準備を整えてください。さらに詳しく知りたい方は読み続けてください!

1. はじめに: Word ファイルを変更せずに保存することの重要性

重要な文書を扱う場合、Word ファイルを変更せずに保存することは必須の習慣です。 多くの場合、同僚、顧客、または上司とドキュメントを共有する必要があり、情報の整合性を維持するには、コンテンツが完全な状態に保たれていることを確認することが重要です。 さらに、ドキュメントの以前のバージョンを参照する必要がある場合、修正されていないコピーを持っていることは非常に貴重です。 このセクションでは、この実践の重要性を探り、それを達成するための役立つヒントをいくつか提供します。

Word ファイルを変更せずに保存する最良の方法の XNUMX つは、「名前を付けて保存」機能を使用することです。 このオプションを使用すると、別のファイル名を選択してドキュメントを新しいバージョンとして保存できるため、元のファイルはそのまま残ります。 さらに、誤って変更されないよう、ファイルを PDF などの安全な形式で保存することをお勧めします。

Word ファイルを保護するもう XNUMX つの方法は、パスワードを使用することです。 ドキュメントにパスワードを割り当てることで、許可されたユーザーのみがコンテンツにアクセスして変更できるようになります。 強力なパスワードを選択し、安全な場所に保管することが重要です。 さらに、ドキュメントに編集制限を適用することもできます。これにより、ユーザーがファイルに対して実行できるアクションが制限されます。

2. 方法 1: Word の「名前を付けて保存」機能を使用する

最初の保存方法 Word の文書 「名前を付けて保存」機能を使用することです。このオプションを使用すると、ファイルを保存する形式を選択し、その名前と場所を変更することもできます。

「名前を付けて保存」機能を使用するには、次の手順に従います。

  • を開く ワードで文書化.
  • の「ファイル」タブをクリックします ツールバー.
  • ドロップダウン メニューから「名前を付けて保存」を選択します。
  • ファイル形式を選択できるウィンドウが開きます。
  • .docx、.pdf、.txt などの希望の形式を選択します。
  • ファイルの名前を変更し、保存するフォルダーを選択することもできます。
  • 最後に、「保存」ボタンをクリックして、選択した形式と場所にファイルを保存します。

Word の「名前を付けて保存」機能を使用すると、文書をさまざまな形式で保存し、その場所を迅速かつ簡単に管理できる柔軟性が得られます。 これは、Word の既定の書式をサポートしていないプログラムまたはデバイスを使用している人にファイルを送信する必要がある場合に特に便利です。

3. 方法 2: 不要な変更を防ぐためにファイルをロックする

ファイルへの不要な変更を防ぐ XNUMX 番目の方法は、ファイルをロックすることです。 ファイルをロックすると、他の人が許可なくファイルを編集または変更できないようになります。 これは、ファイルを共有する必要があるが、ファイルが変更されないようにしたい場合に便利です。

ファイルをロックするには、次の手順に従います。

  1. 適切なプログラムでファイルを開きます (たとえば、テキスト エディタでテキスト ドキュメントを開きます)。
  2. オプション メニューで、「ファイルをロック」または「ファイルを保護」オプションを探します。 このオプションは通常、「ファイル」または「ツール」メニューにあります。
  3. オプションをクリックして、ファイルに適用するロックのタイプを選択します。 ファイルの編集を禁止する基本的なロック、またはファイルを変更するためにパスワードを必要とするより高度なロックを選択できます。

必ず変更を保存し、ファイルがロックされていることを確認してください。 他の人が編集しようとすると、ファイルが保護されていることを示す通知またはエラー メッセージが表示されます。 今後変更が必要になった場合は、同じ手順でファイルのロックを解除し、変更を再度保存してください。

4. Word ファイルを保護するための詳細なアクセス許可を設定する

Word ファイルを保護し、そのコンテンツにアクセスして変更できるユーザーを制御するには、高度なアクセス許可を設定する必要があります。ここでは、この構成を行う方法を説明します 少しずつ:

  1. ファイルを開き、ツールバーの「ファイル」を選択します。 次に、「ドキュメントの保護」をクリックすると、いくつかのオプションを含むメニューが表示されます。
  2. 「編集を制限する」オプションを選択します。 これにより、ユーザーがファイルに対して実行できるアクションを制限できます。
  3. 「編集制限」セクションで、必要なオプションを選択します。 これらのオプションには、コンテンツの編集、書式設定、特定の機能の使用を許可するかどうかなどが含まれます。

これらの高度なアクセス許可設定により、ファイルを保護できますが、ユーザーがファイルのコピーを作成したり印刷したりすることは妨げられないことに注意することが重要です。 より強力な保護が必要な場合は、パスワードを使用してドキュメントを開く、ファイルを暗号化するなど、他の利用可能なオプションを検討できます。

このガイドを使用すると、Word ファイルに高度なアクセス許可を設定し、そのコンテンツにアクセスして変更できるユーザーを制御できます。 利用可能なオプションを注意深く確認し、セキュリティのニーズに最適なものを選択してください。

5. 自動バックアップ: Word で自動保存オプションを有効にする方法

Word での作業を決して失わないようにするために、自動保存オプションをオンにすることができます。この機能を使用すると、ドキュメントは自動的に次の場所に保存されます。 一定間隔これにより、停電や予期せぬ事故が発生した場合の情報の損失を回避できます。

Word で自動バックアップ オプションを有効にする手順は次のとおりです。

  • プログラムを開く マイクロソフトワード お使いのデバイス上で。
  • 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
  • オプションパネルで、リストの一番下にある「オプション」を選択します。
  • 「Word のオプション」ポップアップウィンドウで、左側の「保存」カテゴリをクリックします。
  • 「ドキュメントの保存」セクションで、「自動回復情報を次の間隔で保存する」チェックボックスをオンにします。
  • 上のオプションの横にあるテキスト ボックスに希望の時間間隔を設定します。
  • 「自動回復ファイルの場所」ボックスで自動回復ファイルの保存場所を選択します。
  • 最後に、「OK」ボタンをクリックして変更を適用します。

Word で自動保存オプションを有効にすると、文書で作業する際のセキュリティが強化されることを忘れないでください。 これらの手順に従うことで、不都合を回避し、予期せぬ事態が発生した場合でも作業内容の最新のコピーを常に確保できるようにすることができます。

6. パスワードでファイルを保護する: 不正な変更を避けるための重要な手順

パスワード保護: ファイルのパスワード保護は、不正な変更を防ぐための重要な手段です。 ファイルを保護し、整合性を維持するために実行する必要がある主要な手順を以下に示します。

ステップ1： 信頼できるソフトウェアを選択する: ファイルをパスワードで保護するためのツールがいくつか市販されています。調査を行って、ニーズに合った信頼できる適切なオプションを選択してください。よくある例としては、WinRAR、7-Zip などがあります。 Adobe Acrobatの.

ステップ2： パスワードを設定する: 適切なソフトウェアを選択したら、それを開いてパスワードを設定するオプションを探します。 このオプションは、ソフトウェアの「設定」または「プロパティ」メニュー内にある場合があります。 パスワードを設定するときは、強力で推測されにくい組み合わせを選択してください。 個人情報や一般的な言葉の使用は避けてください。

7. 特殊なソフトウェア拡張機能を使用して Word 文書を保護する

Word 文書内の機密情報を保護する効果的な方法は、専用のソフトウェア拡張機能を使用することです。 これらのツールは追加のセキュリティ層を提供し、アクセス権を持つユーザーとドキュメントに対して実行できるアクションを制御できるようにします。

さまざまな保護機能を提供する拡張機能が市場で入手可能です。 最も一般的な機能には、ドキュメントを開いたり変更したりするためのパスワードを設定したり、編集や印刷を制限したり、ドキュメントの所有者を識別するための透かしを追加したりする機能が含まれます。 拡張機能を選択するときは、組織の特定のセキュリティ ニーズを考慮し、選択した拡張機能が要件を満たしていることを確認することが重要です。

拡張機能をインストールしたら、ドキュメントのニーズに応じてセキュリティ オプションを構成する必要があります。これには、不正アクセスを防ぐための強力なパスワードの設定、許可されるアクションの選択が含まれる場合があります。 ユーザー向け 透かしの外観を承認およびカスタマイズします。また、テストを実行して、保護が正しく機能し、組織のセキュリティ ポリシーに準拠していることを確認することをお勧めします。

8. Word ファイルの誤った変更を防ぐための戦略

誤った改造を防ぐために ファイルから Word では、さまざまな戦略を実装できます。ドキュメントを保護するための推奨事項をいくつか示します。

1. アクセス許可を設定します。 重要なアクションは、Word ファイルにアクセスして編集できるユーザーを制限することです。 ユーザーごとに特定の権限を設定して、許可されたユーザーだけが変更できるようにすることができます。

2. パスワードを使用します。 Word 文書にパスワードを設定することも効果的なセキュリティ対策です。 パスワードは英数字と記号を組み合わせた強力なものにしてください。 また、名前や生年月日など、推測されやすいパスワードの使用は避けてください。

3. バックアップを作成します。 Word ファイルのバックアップを定期的に作成することを強くお勧めします。これを行うには、外付けハード ドライブやサービスなどの外部ストレージにコピーを作成します。 雲の中で。こうすることで、ドキュメントが誤って変更された場合でも、常に以前のバージョンに頼ることができます。

9. Word で追加のセキュリティ オプションを設定してファイルを保護する

Microsoft Word には、ファイルを保護するために設定できる追加のセキュリティ オプションがいくつかあります。 これらのオプションを使用すると、ドキュメントを開いたり、変更したり、印刷したりできるユーザーを制御できます。 これらのオプションにアクセスするには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Wordでファイルを開き、上部バーの「ファイル」タブをクリックします。
  2. ドロップダウン メニューから [ドキュメントを保護] を選択し、[パスワードで暗号化] を選択します。
  3. ポップアップ ウィンドウが表示され、ファイルの保護に使用するパスワードを入力できます。 推測しにくい強力なパスワードを選択してください。
  4. パスワードを入力したら、「OK」をクリックし、プロンプトが表示されたらパスワードを再入力します。 これにより、パスワードを正しく入力したことが確認されます。
  5. パスワード暗号化オプションに加えて、編集権限の制限やドキュメントへのデジタル署名の設定など、他のセキュリティ オプションも構成できます。 これらのオプションは、同じ「ドキュメントの保護」ドロップダウン メニューにあります。

重要なのは、Word で追加のセキュリティ オプションを設定すると、文書の保護層がさらに強化されることです。 ただし、確実なセキュリティ対策は存在しないため、重要なファイルのバックアップ コピーを作成することを常にお勧めします。

保護されたファイルを他のユーザーと共有する場合は、必ずパスワードを共有してください 安全に そして彼らと直接話します。また、追加のセキュリティ オプションは、受信者がこれらの対策を回避する高度な技術を試みない場合にのみ有効であることにも注意してください。

10. Word ファイルへの不要な変更を特定して元に戻す方法

Word ファイル内で望ましくない変更が発生し、それらの変更を特定して元に戻す必要がある場合があります。 幸いなことに、この問題を迅速かつ簡単に解決する方法がいくつかあります。 以下は、Word ファイルに対する不要な変更を特定して元に戻す手順です。

ステップ 1: バージョン履歴を確認する
Word のバージョン履歴は、文書に加えられた変更を識別するのに非常に役立ちます。 バージョン履歴にアクセスするには、Word ツールバーの [レビュー] タブに移動し、[比較] をクリックします。 ファイルの保存されたすべてのバージョンのリストが表示され、変更を比較して、変更を元に戻すかどうかを決定できます。

ステップ 2: 「元に戻す」機能を使用する
Word では、「元に戻す」機能を使用して、文書に加えた変更を元に戻すことができます。 この機能には、ツールバーの「ホーム」タブからアクセスするか、「Ctrl + Z」キーボード ショートカットを使用してアクセスできます。 「元に戻す」をクリックすると、ファイルに加えた最後の変更が元に戻ります。 この関数を複数回使用すると、ドキュメントが目的の状態に戻るまで複数の変更を元に戻すことができます。

ステップ 3: ファイルの前のバージョンを復元する
上記の手順で問題が解決しない場合は、以前のバージョンのファイルを復元するという別のオプションもあります。 これを行うには、Word ファイルを右クリックし、[プロパティ] を選択します。 [以前のバージョン] タブの下に、ファイルの保存されているすべてのバージョンのリストが表示されます。 希望のバージョンを選択し、「復元」をクリックします。 これにより、ドキュメントが選択したバージョンに戻り、不要な変更が削除されます。

11. 変更を避けるため、ファイルを読み取り専用形式で保存します。

ファイルを不要な変更から保護するには、ファイルを読み取り専用形式で保存します。 このオプションを使用すると、ファイルの表示とコピーが可能になりますが、その内容を変更することはできません。 ファイルを読み取り専用形式で保存する手順は次のとおりです。

ステップ1： 対応するアプリケーションで保護したいファイルを開きます。 テキスト文書、スプレッドシート、またはその他の種類のファイルを使用できます。

ステップ2： ファイルを保存するオプションにアクセスします。これは通常「ファイル」メニューにあるか、ショートカットからアクセスできます。 Ctrl キーボード +S.

ステップ3： 保存ウィンドウで、保存形式を選択できるオプションを探します。 アプリによっては、これはドロップダウン メニューまたは特定のタブに表示される場合があります。 読み取り専用形式を選択します。これには、「読み取り専用」または「表示専用」などの名前を付けることができます。

12. Word ファイルを共有する際の変更を避けるための重要な考慮事項

Word ファイルを共有する場合は、不要な変更を避けるためにいくつかの重要な考慮事項を考慮することが重要です。 以下は、ファイルの整合性を保護するために実装できるいくつかのガイドラインとオプションです。

1. アクセス許可を読み取り専用に設定します。 ファイルを共有する場合、ファイルに読み取り専用のアクセス許可を割り当てることができます。 これにより、ユーザーはコンテンツの表示のみが可能になり、ドキュメントへの変更が防止されます。 これを行うには、Word リボンの [校閲] タブに移動し、[文書の保護] をクリックして、[編集の制限] を選択します。 次に、「アクセスを制限する」オプションにチェックを入れ、読み取り専用権限を設定します。

2. ファイルを次のように変換します。 PDF: 変更を回避するための追加オプションは、Word ファイルを PDF 形式に変換することです。 PDF ファイルはより安全であり、望ましくない変更から保護されます。 Word 文書を PDF に変換するには、「ファイル」タブで「名前を付けて保存」を選択し、ファイル形式で「PDF (*.pdf)」オプションを選択します。

3. パスワードを使用します。 Word ファイルをパスワードで保護することも効果的な対策です。 これにより、ドキュメントにアクセスまたは変更できるユーザーを制御できるようになります。 パスワードを設定するには、「ファイル」タブに移動し、「文書の保護」をクリックし、「パスワードで暗号化」を選択します。 次に、使用するパスワードを入力して確認します。

13. 変更監査: Word ファイルへの変更を徹底的に追跡する方法

の過程で 共同作業 Word ファイルでは、変更を監査することが不可欠です。これにより、行われた変更を徹底的に監視でき、各変更の透明性と追跡可能性が保証されます。 Word ファイルの変更の監査を実行するために必要な手順については、以下で詳しく説明します。

1. 監査を有効にする: Word で、[校閲] タブに移動し、[変更の追跡] オプションを選択します。 これにより、ドキュメントに加えられたすべての変更が記録されるようになります。

2. 監査オプションのカスタマイズ: [レビュー] タブの [制御設定の変更] オプションを選択して、監査オプションをカスタマイズできます。 ここでは、書式設定の変更、テキストの挿入または削除など、記録する変更の種類を選択できます。

3. 変更を確認します。監査が有効になると、Word は文書の共同編集者によって行われたすべての変更を記録します。 これらの変更は、「レビュー」タブの「リビジョン」パネルで確認できます。 ナビゲーション オプションを使用して各変更を確認し、必要に応じて変更を承認または拒否します。

14. 結論: Word ファイルを変更せずに保護して保存するためのベスト プラクティス

結論として、Word ファイルを変更せずに保護して保存することは、ドキュメントの整合性とセキュリティを維持するための基本的なタスクです。次のベスト プラクティスを通じて、私たちの作品が完全なままであることを保証できます。

1. 強力なパスワードを使用します。大文字と小文字、数字、特殊文字を組み合わせたパスワードを使用することをお勧めします。 これにより、ファイルへの不正アクセスが困難になり、ファイルの内容が変更される可能性から保護されます。

2. 読み取り専用アクセス許可を適用する: ファイルのプロパティで読み取り専用アクセス許可オプションを使用すると、承認なしに誰もドキュメントを変更できないようにできます。 これは、望ましくない変更を防ぐための追加の措置になります。

3. 安全なファイル形式を使用する: PDF などの一部のファイル形式は、ドキュメントをより強力に保護できます。 PDF に変換すると、コンテンツが変更されず、最初に保存した状態のままであることが保証されます。

結論として、情報の整合性を維持し、望ましくない変更が加えられるのを防ぐためには、Word ファイルを変更せずに保存することが非常に重要です。読み取り専用モードの使用、パスワード保護、PDF 形式への変換など、上記のオプションを使用すると、ユーザーはドキュメントを無傷のままにし、適切な権限を持つユーザーだけがアクセスできるようにすることができます。

Word ファイルへの不要な変更を防ぐことは、ユーザー側の細心の注意と注意が必要な作業であることを覚えておくことが重要です。 さらに、プログラムのさまざまなバージョンが提供する更新や新機能を認識しておくことが重要です。これらの機能は、ドキュメントの完全性を保護および保持するためのより効果的な方法を提供する可能性があるためです。

要約すると、情報の機密性と無形性が優先される環境では、Word ファイルが意図せず変更されないように措置を講じることが不可欠です。適切な技術とオプションを適用することで、ユーザーはドキュメントのセキュリティと希望の形式での保存を保証し、あらゆる種類の操作を回避し、ドキュメントに含まれるデータの精度と信頼性を確保できます。

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