留守番電話 は、主催者と共同主催者が会議を管理および組織できるようにする Zoom の貴重なツールです。 効率的な方法。これらの留守番電話は、会議の録音、参加者のミュート、待合室への入室の許可など、特定のアクションを実行するように設計されています。 留守番電話を管理する 会議をスムーズに進め、生産性を最大化するには、適切に行うことが不可欠です。 この記事では、Zoom で留守番電話を管理する方法を詳しく説明し、ヒントを提供し、利用可能なオプションについて説明します。
Zoomで留守番電話を有効にする方法
Zoomで留守番電話を管理するには、 まず、この機能を含む Zoom プランがあることを確認する必要があります。 すべてのプランで留守番電話にアクセスできるわけではないため、アクティブ化する前に空き状況を確認することが重要です。 この機能にアクセスできることを確認したら、 Zoom アカウントにサインインし、管理ポータルに移動します.
Zoom 管理ポータルにアクセスしたら、 留守番電話設定セクションに移動します。 ここで、アカウントの留守番電話をアクティブ化、非アクティブ化し、管理できます。 ニーズに応じて、メッセージ録音や事前録音された応答などの留守番電話オプションをカスタマイズできます。
好みに応じて留守番電話を設定したら、 アクティブ化する前に必ずテストしてください。 これを行うには、Zoom を通じて自分の電話回線に電話し、指示に従ってメッセージを残すか、ボイスメール オプションを確認します。 これにより、留守番電話が適切に動作し、メッセージが適切に録音および配信されることを確認できます。
Zoomで留守番電話のメッセージをカスタマイズする方法
Zoom の留守番電話は、通話に応答できない場合に参加者に送信されるメッセージをカスタマイズするのに非常に便利なツールです。 このビデオ会議ソフトウェアが提供するカスタマイズ オプションを最大限に活用するには、この機能の管理方法を知ることが重要です。
Zoom で留守番電話のメッセージをカスタマイズするには、次の手順に従います。
1. Zoom アカウントにログインし、[設定] セクションに移動します。
2. [留守番電話] タブ をクリックします。
3. 利用可能な留守番電話のリストが表示されます。 カスタマイズしたいものをクリックします。
次に、カスタマイズオプションを紹介します あなたは何ができますか Zoom の留守番電話メッセージ:
– あなたの名前と会社名を含めてください: メッセージが誰のものかを参加者がわかるように、自分の名前と会社名を追加します。
– 欠席の理由を示してください。 会議、休暇、その他の理由で電話に出られない場合は、留守番電話のメッセージでその旨を指定できます。
- 代替の連絡先情報を提供してください: 緊急時に参加者があなたまたはチームの他のメンバーに連絡できるようにしたい場合は、代替の電話番号または電子メール アドレスを指定できます。
Zoom で留守番電話のメッセージをカスタマイズすると、よりプロフェッショナルなイメージを伝え、あなたに連絡しようとしている参加者に「役立つ」情報を提供できることに注意してください。この機能の管理方法がわかったので、実際に使ってみましょう。 働く Zoom で留守番電話のメッセージをカスタマイズしましょう。
Zoomで留守番電話オプションを設定する方法
Zoom では、留守番電話は、通話に応答できない場合の音声メッセージ オプションを管理およびカスタマイズできる非常に便利な機能です。 これらのオプションを設定するには、次の手順に従います。
1. 留守番電話設定にアクセスします。 Zoomのメインページで、左側のメニューの「設定」をクリックします。 次に、上部のメニューから「留守番電話」を選択します。
2. ウェルカムメッセージとビジーメッセージをカスタマイズします。 「メッセージとスケジュール」セクションでは、ウェルカムメッセージと忙しいときのメッセージを録音できます。 »録音»をクリックして、パーソナライズされたメッセージの録音を開始します。
3. 転送オプションとスケジュールを構成します。 「転送オプション」セクションでは、通話を別の番号に転送するか、Zoom ユーザーに転送するかを選択できます。 留守番電話がアクティブになる特定の時間を設定することもできます。
覚えている 留守番電話オプションは、管理効率の向上に役立ちます。 ズーム通話。メッセージをカスタマイズし、転送オプションを設定すると、 より良い体験 連絡先に連絡し、重要な電話を見逃さないようにします。
Zoom で留守番電話を管理する方法がわかったので、オプションのカスタマイズを開始して通話管理を改善してください。 この機能は個人ユーザーにとっても企業にとっても非常に便利なので、ぜひ活用してください。
Zoom留守番電話の営業時間設定の重要性
Zoom の留守番電話は、定期的に仮想会議を開催するビジネスや専門家にとって不可欠なツールです。しかし、私たちはこの部門で個別のサービス時間を確立することの重要性を過小評価しがちです。実のところ、留守番電話は、 顧客サービス 品質を維持し、連絡先との効果的なコミュニケーションを維持します。
Zoom 留守番電話の営業時間を設定することで、適切なタイミングで適切な相手に電話が確実に転送されるようになります。これにより、連絡先は、折り返しの電話がいつ来るかを正確に知ることができるため、連絡しようとして応答が得られずにイライラすることがなくなります。さらに、サービス時間をパーソナライズできるため、お客様のニーズと空き状況に合わせてサービス時間を調整でき、より効率的かつ効果的なサービスを提供できます。
サービス時間を設定するもう XNUMX つの重要な側面は、これに伴う組織化です。 対応可能な時間を明確にすることで、タスクや会議をより効果的に計画することができます。 これにより、時間を最適化し、受信したすべての電話に応答するために必要なリソースを確保できるようになります。 さらに、通話の種類ごとに優先順位を設定し、特定の時間を割り当てることができるため、より迅速かつ正確な応答を提供できます。
Zoom 留守番電話に明確かつ簡潔なメッセージを書くための推奨事項
Zoom プラットフォームの使用が増えるにつれ、ユーザーが通話留守番電話の管理方法を理解することが重要になります。 これらの録音されたメッセージは、通話参加者との効果的なコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。 Zoom の留守番電話に明確かつ簡潔なメッセージを書くための XNUMX つの重要なヒントを次に示します。
1. 簡潔かつ要点を絞ってください: Zoom の留守番電話でメッセージを録音するときは、簡潔であることが重要です。 とりとめのない情報や不必要な情報の追加は避けてください代わりに、あなたの名前、電話の目的、必要に応じて丁寧なメッセージなど、最も関連性の高い情報を提供することに重点を置きます。 通話参加者は XNUMX 日に複数のメッセージを受信する可能性があるため、メッセージを短くしておくと、すぐに聞いて理解できるようになることに注意してください。
2. フレンドリーでプロフェッショナルな口調を使用します。 Zoom 留守番電話でメッセージを録音するときは、 優しい口調で話してくれますが、 同時に プロ。 これにより、通話参加者は歓迎されていると感じ、ポジティブな印象を与えることができます。 ユーザーを混乱させる可能性があるため、過度な専門用語や専門用語の使用は避けてください。 メッセージをシンプルかつ明確に保ちながら、同時に プロ意識と優しさを示してください。
3. 明確な指示を提供する: Zoom の留守番電話のメッセージの重要な部分は次のとおりです。 参加者に電話をかけるための明確な指示を提供する。 これには、名前、電話番号、電話をかけた理由など、トーンの後にどのような情報を残すべきかを伝えることが含まれます。 また、対応可能な時間帯や折り返し電話の予定など、追加情報を提供することも役立ちます。 通話参加者がメッセージを残した後に何が起こるかを確実に把握し、コミュニケーションが解決されることをより安心して確信できるようにします。
これらの推奨事項に従うことで、Zoom 留守番電話に明確で簡潔かつ効果的なメッセージを書くことができます。主な目標は、コミュニケーションを促進し、通話参加者にポジティブなエクスペリエンスを保証することであることを忘れないでください。 短く親しみやすく、明確な指示を提供すれば、留守番電話のメッセージがプロフェッショナルで適切であることが保証されます。
他のZoom機能と組み合わせて留守番電話を使用する方法
Zoomの留守番電話は通話を管理・管理できる非常に便利な機能です。 効率的に。さらに、この機能を他の利用可能なオプションと組み合わせることができます プラットフォーム上 コミュニケーション体験をさらに向上させます。この記事ではそれについて説明します。
留守番電話の設定: 留守番電話の使用を開始するには、まず留守番電話を設定する必要があります。 Zoom アカウント設定に移動し、 「留守番電話」セクションを探します。 ここでは、ウェルカムメッセージをカスタマイズし、 留守番電話が有効になるまでの待ち時間を設定し、 発信者が電話を切った後に実行するアクションを選択できます。 メッセージ。 発信者により良いエクスペリエンスを提供するために、パーソナライズされたウェルカム メッセージを録音できることを覚えておいてください。
待合室との統合: Zoom の留守番電話は、待合室機能と完全に統合できます。 つまり、通話中または応答できないときに発信者が待合室に到着した場合、自動的に留守番電話にリダイレクトされます。 これにより、通話が適切に処理され、発信者がその時点で応答できない場合でも常に応答できるようになります。
事前に録音されたメッセージによる最適化: 留守番電話を他の Zoom 機能と組み合わせて使用する効果的な方法は、事前に録音されたメッセージを使用することです。パーソナライズされたウェルカム メッセージに加えて、特定のアクションが実行されたときに再生されるさまざまなメッセージを作成できます。たとえば、誰かが緊急のメッセージを残した場合、電子メール通知を送信したり、メッセージを送信したりするように留守番電話を設定できます。 テキストメッセージ これにより、その場にいない場合でも、 通話を管理し、タイムリーに応答できます。
留守番電話を他のZoom機能と組み合わせて使用すると、通話をより効果的に管理できます。 ニーズに応じて留守番電話を構成し、利用可能なカスタマイズ オプションを最大限に活用します。 待合室機能と組み合わせて、事前に録音されたメッセージを使用してエクスペリエンスをさらに最適化します。
Zoom 留守番電話に残ったメッセージを確認および管理する方法
Zoomでは、それが可能です レビューと管理 に残されたメッセージ 留守番電話 この機能は、多数の通話や音声メッセージを受信し、メッセージを整理および管理する必要があるユーザーに特に役立ちます。 効果的に.
始めるには、Zoom アカウントにログインし、セクションに移動してください。 メッセージ管理。 ここには、留守番電話で受信したすべてのメッセージのリストが表示されます。 フィルタリング オプションを使用して、日付、送信者、またはキーワードで特定のメッセージを検索できます。
確認したいメッセージを見つけたら、それをクリックするだけです 聞こえる。 再生中に、必要に応じてメッセージを一時停止、巻き戻し、または早送りできます。 オプションを使用することもできます 自動転写 メッセージの書面による転写を入手する リアルタイムで、理解しやすくなり、復習しやすくなります。
Zoom では、メッセージを聞いて確認するだけでなく、次のこともできます 管理する さまざまな方法でメッセージを伝えます。 メッセージを「重要」または「未読」としてマークして、優先メッセージを追跡することができます。 あなたもできます 消す メッセージが関連性がなくなった場合は、メッセージを保存するか、将来の参照用に保存してください。 メッセージを整理しておきたい場合は、次のように作成できます。 カスタムラベル ニーズに応じて分類します。 この機能により、メッセージを効率的に管理し、不要なメッセージや無関係なメッセージの蓄積を回避できます。
つまり、Zoom は実用的で完全なソリューションを提供します。 留守番電話に残されたメッセージを確認および管理する。フィルタリング、再生、文字起こし、管理のオプションを使用すると、メッセージに簡単にアクセスして整理できます。 効果的な方法 そしてコミュニケーションを秩序立ててください。重要なメッセージの検索や処理に時間を無駄にする必要はありません スパムメッセージ、これらのツールを活用して、時間と生産性を最適化してください。
Zoomの高度な留守番電話設定
Zoom で留守番電話を管理するためのより高度なオプションを探している場合は、ここが正しい場所です。 以下に、仮想会議でこの機能をカスタマイズおよび最適化するために使用できる設定をいくつか示します。
1. メッセージのカスタマイズ: Zoom では、留守番電話を有効にしたときに参加者に聞こえるメッセージをカスタマイズできます。 営業時間、追加の連絡先アドレス、役立つリンクなどの重要な情報を追加できます。 これを行うには、留守番電話の設定に移動し、伝えたい特定の情報を含むデフォルトのメッセージを編集するだけです。
2. オプション管理: パーソナライズされたメッセージに加えて、留守番電話の追加オプションを構成できます。 たとえば、参加者が音声メッセージを残すオプションを有効にしたり、メッセージの長さの時間制限を設定したり、留守番電話にメッセージが残されたときに通知を受け取るかどうかを選択したりできます。 これらのオプションを使用すると、特定のニーズに合わせて留守番電話の動作を調整できます。
3. ルーティングルール: Zoom の留守番電話で使用できる高度な機能は、ルーティング ルールの構成です。これにより、指示することができます 着信 特定の事前定義された条件に基づいて、さまざまな目的地に送信されます。たとえば、営業時間外の通話を別の部門または外線番号にリダイレクトするように設定できます。これらのルーティング ルールは、通話が適切かつ効率的に処理されるようにするのに役立ちます。
Zoom で留守番電話を無効にする方法
の用法 留守番電話 in Zoom は、忙しいときや不在時の着信を管理するのに非常に役立ちます。 ただし、次のことを行いたい場合もあります。 desactivar この機能により、通話が自動的にリダイレクトされなくなります。 幸いなことに、Zoom には管理するオプションが用意されています。 留守番電話 プラットフォーム上でお客様のニーズに適応します。
へ desactivar Zoom での留守番電話には、従うべき簡単な手順がいくつかあります。 まず、Zoomアカウントにログインし、設定メニューに移動します。 次に、「通話設定」オプションを選択し、「通話管理」セクションを探すと、「留守番電話」オプションが見つかります。 このオプションを無効にして変更を保存するだけです。 こうすることで、留守番電話による通話のリダイレクトが停止され、ユーザーは直接会話できるようになります。
次の場合に留意することが重要です。 desactivar Zoom の留守番電話機能を使用すると、すべての通話がデフォルトのデバイスまたは番号に直接送信されます。 着信通話をさらに制御したい場合は、「通話管理」セクションで追加のオプションを設定できます。 ここでは、カスタム ルーティング ルールを設定し、複数のデバイスと電話番号を追加し、営業時間を構成できます。 これらのオプションを使用すると、通話をより効率的に管理し、留守番電話を特定のニーズに適応させることができます。