- Gmail の機密モードでは、メールと添付ファイルの転送、コピー、ダウンロード、印刷が制限され、有効期限とアクセス制御が追加されます。
- 有効期限を設定したり、アクセスを手動で取り消したり、メッセージを開くために SMS 経由であっても確認コードを要求したりすることができます。
- Google Workspace 管理者はこれを有効化またはブロックできるほか、機密メールの受信を阻止するルールを作成することもできます。
- スクリーンショットを完全に防ぐことはできませんが、適切に設定すれば、電子メールによる機密情報の漏洩を大幅に削減できます。
¿Gmail の「情報保護モード」とは何ですか? いつ有効にする必要がありますか? この特別な送信モードを使用すると、受信者が電子メールに対して実行できる操作を制限できます。ユーザーがメールを転送したり、テキストをコピーしたり、添付ファイルをダウンロードしたり、内容を印刷したりすることを防止します。有効期限を設定したり、開封時にSMSコードを要求したりすることも可能です。万能ではありませんが、正しく使用すれば、機密情報を扱う際のリスクを大幅に軽減できます。
Gmailの機密モードは、メールを送信する特別な方法です このモードでは、Google はメッセージと添付ファイルに制限を適用し、受信者の情報共有を制限します。このモードを有効にすると、受信者の通常の共有オプションは表示されなくなります。 転送、コピー、ダウンロード、印刷 コンテンツ。
これらのアクションをブロックするだけでなく、Gmail では有効期限を設定することもできます。 メッセージについては、その期間が過ぎると受信者は閲覧できなくなります。送信した内容を後悔したり、受信者側の誤りに気づいたりした場合は、いつでも手動でアクセスを取り消すことができます。これは、機密文書、個人データ、または社内の機密性の高い通信を扱う場合に特に便利です。
この機能には追加のパスワード検証システムも組み込まれている。受信者がメールを開く際にコードを入力するよう要求できます。簡単な認証（場合によってはメールで送信されます）または、受信者の携帯電話にSMSで送信されるコードのいずれかです。後者の場合、その電話番号にアクセスできる人だけがメールの内容を閲覧できます。
機密モードでは電子メールがエンドツーエンドで魔法のように暗号化されるわけではないことを理解することが重要です。代わりに、コンテンツの配信方法が変更されます。Gmail は通常のメッセージのようにテキストと添付ファイルを直接送信するのではなく、設定した条件（有効期限、検証など）の下でのみアクセスできる安全なリンクを生成します。
この機能は、個人の Gmail アカウントと Google Workspace の両方で利用できます。また、ビジネス環境では、管理者はドメイン全体で使用を許可するか、特定の組織単位でのみ使用を許可するかを決定できます (たとえば、法務部門では有効にして、その他の部門では無効にする)。
機密モードが内部的にどのように機能するか
情報保護モードでメッセージを送信する場合、Gmail はメール本文を「そのまま」配信しません。 受信者のサーバーに送信されます。これは、コンテンツをGoogleのシステムに保存し、管理されたリンクに置き換えるものです。Gmailを使用しているユーザーにとっては、通常のメールのように見えますが、実際には、管理された方法でホストされたコンテンツにアクセスしていることになります。
受信者が Gmail を使用していない場合は、リンクを含むメッセージが届きます。 「メールを表示」などの種類のボタンがあります。クリックすると、配信設定に応じて、安全なGoogleページが開き、ログインまたは確認コードの入力が必要になります。これにより、受信者のメールプロバイダーに関係なく、制御を維持できます。
このモードの典型的な制限はコンテンツパッケージ全体に影響しますテキスト、埋め込み画像、添付ファイル。受信者は、形式が対応していればメールを読んだり、添付ファイルをプレビューしたりできますが、パソコンに保存したり、他の人に転送したり、Gmailからメールを印刷したりする機能は利用できません。
念頭に置いておくべき重要な制限が 1 つあります。コピー、ダウンロード、印刷のオプションがブロックされている場合でも、Gmail ではそれらを行うのを完全に防ぐことはできません。 スクリーンショットスマートフォンでスクリーンショットを撮ったり、悪意のあるソフトウェアを使ってコンテンツをコピーしたりします。Googleは一部の環境でスクリーンショットを制限しようとしていますが、実際にはこの保護を回避する方法は常に存在します。
もう 1 つの重要な技術的詳細は、機密モードの電子メールはスケジュールできないことです。 後で送信する。「送信予約」を使って特定の時間にメッセージを送信する場合、この機能は情報保護モードと互換性がないため、すぐに送信する必要があることに注意してください。
利点、制限、そしていつ有効にするか
機密モードの主な利点は、機密情報が意図せず公開されることを減らすことです。受信者が誤って「転送」をクリックしたり、添付ファイルをダウンロードして共有しようとしたりしても、共有できません。これにより、仕事でもプライベートでもよくあるミスを多く防ぐことができます。
メッセージの有効期限も非常に興味深い点である。メールへのアクセスを1日、1週間、1ヶ月、あるいは数年間（通常は1日から5年）に限定することができます。この期間を過ぎると、受信者は受信トレイでメールを閲覧できますが、メッセージ本文と添付ファイルの両方にアクセスできなくなります。
いつでもアクセスを取り消すことができるため、さらに安全対策が強化されます。間違った相手にメールを送信してしまった場合、後から後悔するような情報を含めてしまった場合、あるいは単に気が変わった場合は、「送信済みアイテム」フォルダに移動し、機密メールを開いてアクセスを削除するオプションをクリックしてください。その瞬間から、受信者はメールを開けなくなります。
ただし、このモードは絶対的なシールドではなく、明らかな制限があります。前述の通り、スクリーンショットや写真のブロックを完全に防ぐことはできません。受信者があなたの信頼を裏切ろうとした場合、必ず情報を保存する方法を見つけます。さらに、厳格な企業環境では、一部のアクセスが標準ワークフローの範囲外となるため、アーカイブ、監査、または電子情報開示のポリシーと衝突する可能性があります。
追加の制御が必要な状況では、機密モードを有効にすることをお勧めします。契約書、証明書、身分証明書、財務情報、医療データ、社内の機密情報、または特定の日付で機能を停止する必要があるリンクを送信することは推奨されません。受信者にとって手間が増え、必要のない場合には手続きを複雑化させる可能性があるため、無差別に使用すべきではありません。
パソコンのGmailから機密メールを送信する方法
Gmail の Web バージョンから情報保護モードを使用するプロセスは非常に直感的です。しかし、何も見逃さないように、ステップバイステップで確認してみる価値はあります。いつも通りメールを作成し、送信する直前にモードを有効にし、有効期限と検証の設定を調整するだけです。
これらはコンピュータの基本的な手順です:
- Gmailを開いて「作成」をクリックします 新しいメッセージを作成します。
- 受信者、件名、内容を入力します メールから、送信する必要があるファイルを添付します。
- 作成ボックスの下部にある、時計の付いた南京錠アイコンをクリックします。 (これは機密モード ボタンです。) すでに使用していて設定を変更したい場合は、「編集」オプションが表示されます。
- 有効期限を選択できるポップアップ ウィンドウが開きます。 メッセージの内容とパスワードを要求するかどうかを指定します。
- パスワードセクションでは2つのモードから選択できます:
- 「SMSでパスワードが届かない」Gmail アプリまたはウェブサイトからメールを開いたユーザーはそれを直接見ることができます。Gmail を使用していないユーザーは、別のメールで本人確認用のコードを受け取る場合があります。
- 「SMS経由のパスワード」受信者はテキストメッセージで送信されるコードを入力する必要があります。あなたの電話番号ではなく、受信者の電話番号を入力してください。
- すべて設定が完了したら、「保存」をクリックします。 その後、通常どおりにメールを送信します。
機密モード設定はテキストと添付ファイルの両方に影響することに注意してください。すべてのメッセージ コンテンツには、定義した有効期限、検証、およびコピーまたはダウンロードの制限が適用されます。
携帯電話から機密モードを有効にする方法
通常、モバイル（Android または iOS）から Gmail を使用する場合は、機密モードもご利用いただけます。設定の場所はデスクトップ バージョンと比べて若干異なりますが、ロジックは同じです。電子メールを作成し、送信する前にオプションを有効にして、電子メールを保護する方法を選択します。
Gmailアプリで情報保護モードを使用するには一般的な流れは次のとおりです。
- スマートフォンでGmailアプリを開きます ボタンをクリックして新しいメールを作成します。
- 受信者、件名、メッセージを入力します必要に応じてファイルを添付してください。
- 右上隅の3つのドットのメニューをタップします 入力中に画面から消えます。
- 「機密モード」オプションを選択します ドロップダウンメニューで。
- 有効期限とパスワードを設定する画面が開きます。有効期限はウェブ上と同様（1 日から 5 年）で、検証オプションは 2 つ（標準または SMS）あります。
- 必要な設定を行い、「保存」をクリックします。.
- メールを通常通り送信するその瞬間から、定義されたすべての制限が適用されます。
日常業務では、この手順は通常の出荷よりも数秒長くかかるだけです。したがって、内容が適切であれば、定期的に使用しても問題ありません。ただし、受信者がこのシステムに慣れていない場合は、コードの入力を求められたり、メッセージを転送できないことに驚いたりしないよう、必ずその旨を知らせてください。
受信者として機密メールを開く方法
機密メールを受け取った人の体験は、2つの重要な要素によって決まります。相手がGmailを使用しているかどうか、そして送信者がパスワード認証（特にSMS経由の場合）を有効にしているかどうかも考慮すべき要素です。とはいえ、プロセスは通常かなりガイドされており、インターフェースが各ステップで何をすべきかを指示します。
Gmailアカウントを使用しており、送信者がSMSでパスワードを要求していない場合ほとんどの場合、追加の手順なしでウェブサイトまたは更新されたアプリから直接メールを開くことができます。メッセージは通常通り表示されますが、転送、ダウンロード、印刷ボタンは表示されません。Gmailに接続された別のメールクライアント（例： 見通し）の場合、「メールを表示」などのリンクが表示され、Google ページに移動してログインする必要があります。
送信者が「SMSによるパスワード」オプションを有効にするとこのプロセスにより、セキュリティがさらに強化されます。メッセージを開こうとすると、「パスワードを送信」のようなボタンが表示されます。このボタンを押すと、登録済みの電話番号にテキストメッセージでコードが送信されます。コンテンツにアクセスするには、そのコードを画面に入力する必要があります。
Gmailアドレスではない場合（たとえば、会社のメールや他のプロバイダのメールを使用している場合）また、Googleのセキュアインターフェースで「メールを表示」へのリンクが記載されたメッセージが届きます。そこから「パスワードを送信」をクリックしてSMSメッセージを確認するか、送信者の設定によっては確認コードが記載された追加のメールを確認するよう求められる場合があります。
いずれの場合も、コピー、転送、ダウンロード、印刷に関する制限は引き続き適用されます。メールを読むことはできますし、有効期限が切れておらずアクセスが取り消されていない場合は、互換性のある添付ファイルをプレビューすることもできます。ただし、Gmail から直接コンテンツを共有したり保存したりする一般的な機能にはアクセスできません。
電子メールの有効期限が切れたり、アクセスが取り消されたりするとどうなりますか?
送信者が設定した有効期限が過ぎると、メッセージにアクセスできなくなります。 受信者にとっては、メールは受信トレイやアーカイブに視覚的に表示されているにもかかわらず、開こうとすると内容が表示されなくなったり、メールの有効期限が切れたというメッセージが表示されたりします。
送信者は有効期限前に自主的にアクセスを取り消すこともできます。これを行うには、パソコンでGmailを開き、「送信済み」フォルダに移動して機密メールを探し、「アクセスを削除」オプションをクリックします。この時点から、受信者がメッセージを開こうとすると、権限がなくなったことを示すエラーまたは警告が表示されます。
期限切れのメールやアクセス削除エラーを受け取った場合おそらく、送信者がアクセスを遮断したか、最初に設定した期限を過ぎてしまったことが考えられます。その場合、相手に連絡して有効期限を延長してもらうか、新しい機密メッセージで情報を再送信してもらうしかありません。
SMS 認証に使用される電話番号に関連したエラーが発生する場合もあります。Gmailは、特定の国や地域（北米、南米の大部分、ヨーロッパ、オーストラリア、韓国、インド、日本などの一部のアジア地域）宛てのコードのみをサポートしています。サポートされていない地域の番号を設定しようとすると、使用できないというメッセージが表示されます。
これらの有効期限と取り消しのメカニズムは、仕事の場面で特に役立ちます。 一時的な文書、機密レポート、あるいは無期限にアクセス可能であってはならない個人データが共有される場所です。時間制限を慎重に設定することで、情報漏洩の可能性を大幅に減らすことができます。
Google Workspace 管理者向けの機密モード管理
企業環境では、機密モードを利用できるかどうかの最終決定権は管理者にあります。 ユーザー向け。Google 管理コンソールから、社内ポリシーに従ってドメインレベルで有効化または無効化したり、特定の組織部門にのみ適用したりできます。
この機能を組織内でグローバルに管理するには、管理者は:
- 管理者権限を持つアカウントで管理コンソールにログインします.
- 「アプリケーション」セクションに移動し、「Google Workspace」と「Gmail」の順に進みます。.
- 「ユーザー設定」セクションを開き、「機密モード」までスクロールします。.
- 「情報保護モードを有効にする」のチェックボックスをオンまたはオフにします変更を保存します。
通常、変更はすぐには行われません。Googleによると、これらの変更がドメイン全体に完全に反映されるまでには最大24時間かかる場合がありますが、実際にはもっと早く適用される場合が多いです。導入やポリシー変更を計画する際には、この点に留意することをお勧めします。
組織単位（OU）ごとに機密モードを管理する場合手順は似ていますが、設定を調整する前に、左側のパネルで特定の組織部門（例：「人事」、「財務」、「マーケティング」など）を選択する必要があります。次に、「機密モード」セクションに移動し、有効または無効にして、その特定の組織部門の変更を保存します。
機密モードを無効にすると、ユーザーはこのモードを使用してメールを送信できなくなります。ただし、それ自体では受信をブロックするわけではありません。組織が機密メッセージの受信を監査、コンプライアンス、またはアーカイブの観点から問題視する場合は、これらの種類のメールを処理するための具体的なコンプライアンスルールを作成する必要があります。
企業で機密モードで受信メッセージをブロックする
一部の組織では、機密メールがユーザーに届かないようにすることを好む。これらの種類のメッセージは、コンテンツの検査、アーカイブ、または法的電子情報開示のプロセスを制限するためです。この問題に対処するため、Google Workspace は、これらの種類のメールをドメインに到着した時点で識別して拒否できるコンプライアンス ルール システムを提供しています。
機密メッセージの受信をブロックする一般的な手順は次のとおりです。:
- 管理コンソールで、Gmail の設定にアクセスします。 「コンテンツ基準への準拠」専用のセクションに入ります。
- 「設定」をクリックして新しい設定を作成しますルールがすでに存在する場合は、「別のルールを追加」を選択できます。
- ルールにわかりやすい名前を付けます （例：「機密モードの着信ブロック」）。
- 「影響を受けるメッセージ」セクションで、「受信」オプションを選択します。 ルールがドメインに届くメールにのみ適用されるようにします。
- 式セクションでメタデータベースの条件を追加します 属性として「Gmail 情報保護モード」を選択し、一致タイプとして「メッセージは Gmail 情報保護モードです」を選択します。
- アクションブロックで「メッセージを拒否」を選択します また、必要に応じて、拒否の理由を説明するパーソナライズされたテキストを作成し、送信者に自動的に送信することもできます。
- ルールを守り、それが広がるのを待つ (繰り返しますが、最大推定時間枠は約 24 時間です)。
このアプローチにより、非常に正確なセキュリティおよびコンプライアンス ポリシーを適用できます。例えば、組織外からの機密メールの受信をブロックしつつ、社内での使用は許可したり、特定の部署のみに制限したりすることも可能です。すべては、各組織の法的ニーズと運用上のニーズ次第です。
機密モードを使用する際のベストプラクティスとセキュリティのヒント
機密モードでは追加の保護層が提供されますが、常識に代わるものではありません。機密性の高い情報を含む電子メールを送信する前に、その情報を本当に電子メールで送信する必要があるのか、それとも、より強力な暗号化や安全なファイル共有の方法を使用する方が賢明なのかを検討する価値があります。
重要な推奨事項は、有効期限を慎重に調整することです。極めて機密性の高い文書の場合は、期限を短く設定する（1日、1週間）のが賢明です。一方、契約書の審査など、時間を要するその他の連絡については、受信者に十分な時間を与えることが望ましいでしょう。期限を極端に短く設定すると、受信者のフラストレーションがたまり、再送や混乱を招くだけです。
リスクが高い場合は、SMS パスワード オプションを強くお勧めします。受信者の電話番号を安全に管理でき、受信者がGoogleがサポートする地域にお住まいの場合に限ります。この追加手順により、メールにアクセスした人物（例えば、アカウントに無断でログインした人物）が、受信者の電話番号を知らずにメールの内容を読むことが困難になります。
送信する前に、メールアドレスと電話番号を必ず再確認することが重要です。数字の1つでも間違いがあると、情報が間違った相手に送信されたり、受信者がメッセージを開けなくなったりする可能性があります。また、フィッシングやスパムではないかと誤解されないように、確認のための機密メールが届くことを事前に受信者に警告しておくことも重要です。
企業では、機密モードの導入には最小限のトレーニングが必要です。この機能のできることとできないこと、いつ使用することが推奨されるか、一般的な有効期限、アクセス期限切れやSMS未配信などの問題への対処方法を説明します。これにより、ユーザーが知識不足のために安全でない解決策に頼ってしまうのを防ぐことができます。
Gmailの機密モードは非常に実用的なツールになります 明確なポリシー、常識、そしてその他の補完的なセキュリティ対策と組み合わせることで、メールによる情報発信をコントロールできます。賢明に活用することで、個人的かつ職業上の機密データをより安全に、そして不必要な不安を軽減して流通させることができます。